processing...

Kontorchef

Som kontorchef er det vigtigt at du både er stærk i administration, kommunikation og kan arbejde med medarbejdere i bogholderi, HR og mange andre dele af virksomheden. 

Hvad laver en kontorchef?

En kontorchef har ansvaret på et kontor i en privat virksomhed eller en institution eller afdeling i

den offentlige sektor. Kontorchefen arbejder med forskelligt administrativt arbejde, og arbejder

typisk sammen med flere andre kontorfolk fra for eksempel bogholderi, administration, økonomi

og andre afdeling. Derudover skal man have overblikket over kontoret og de medarbejdere der

ellers arbejder der. Dette kan være sekretærer, assistenter, regnskabsmedarbejdere og andre

der arbejder med administration.

 

Kontorchefen har overblik over de rutineopgaver der skal laves på kontoret, men også de

hasteopgaver og lignende opgaver der skal løses ud over normalen. Kontorchefen kan også

uddelegere opgaverne til medarbejderne og dernæst godkende de færdige opgaver. Derudover

er det ofte kontorchefen der holder styr på timeantal og løn, og sørger for at det stemmer

overens med det aftalte.

 

Kontorchefen har ofte en kontoruddannelse, eller en uddannelse i administration, ledelse,

regnskab eller lignende. Det kan også være at man er uddannet i virksomhedens

arbejdsområde, og senere har pådraget sig viden om administration og lignende.

En kontorchef er en kontorfunktionær, og derfor falder stillingen også sammen med stillingen

som chefsekretær, hvor man har mange af de samme arbejdsopgaver.

 

Chefsekretæren og kontorchefen kan have en række forskellige specialiseringer inden for deres

område. Man skal være dygtig til at løse administrative opgaver, mens der også er en del

kommunikativt arbejde der skal løses. Man arbejder både med skriftlig og mundtlig

kommunikation i form af retskrivning, mødeindkaldelser, telefonisk og elektronisk kommunikation og meget andet. Det er ofte også en fordel at man er god til at arbejde med IT,

fordi man mange steder benytter programmer og systemer til at lette det administrative arbejde.

Man arbejder både med kommunikation på et intern og ekstern niveau, og kommer derfor i

kontakt med mange forskellige mennesker i løbet af en arbejdsdag.

Arbejdssteder

Man kan arbejde som kontorchef mange forskellige steder. Først og fremmest findes

kontorchefer i større virksomheder, der har en større administrativ afdeling, med mange ansatte

til at løse administrative opgaver. Derudover kan kontorchefer arbejde i den offentlige sektor,

hvor de for eksempel arbejder på kommunen, i direktiver eller ministerier. Der er stor forskel på

arbejdsopgaverne og ansvaret alt efter i hvilken sektor og hvilket arbejdsområde man arbejder.

 

Lignende stillinger

Der findes flere forskellige stillinger der arbejder på kontorer, både i det offentlige og i private

virksomheder, og har forskelligt ansvar og arbejdsområder. Ofte kræver disse stillinger at man

har en kontoruddannelse, så man har viden om administration, regnskab og flere andre

elementer af det typiske kontorarbejde.

Kontorassistent

En kontorassistent er også en kontorfunktionær. Kontorassistenten har oftest en

kontoruddannelse, der giver dem en stor viden og stort indblik i det forskellige administrative

arbejde der kan findes på kontorer. Man laver mange rutineprægede opgaver, der går igen

virksomhederne imellem, men der kan også være unikke opgaver fra virksomhed til virksomhed

og arbejdsområderne.

 

Man kan både arbejde i den offentlige sektor, men også i forskellige større virksomheder i den

private sektor. Man kan også have taget kurser i de arbejdsområder man opererer indenfor, der

giver mulighed for at have større ansvar og for eksempel lave regnskabsopgaver. En kontorassistent arbejder med administrative opgaver der omhandler alt fra kundekontakt,

retskrivning og mange af de andre opgaver som kontorchefen også har. Man har også opgaver

der omhandler IT, for eksempel forskellige registreringsopgaver og lignende. Der kan også være

breve der skal skrives og korrekturlæses, breve og pakker der skal postes, møder der skal

klargøres til og meget andet. Kontorassistenten kan også deltage i møder, hvor der skal skrives

referater og lignende. Man har både intern og ekstern kontakt. Derudover kan kontorassistenten

fungere som receptionist, og er ofte den første som besøgende eller kunder møder når de

kommer ind i virksomheden. Det er derfor vigtigt at man har overblik over aftaler og møder,

samt kender resten af virksomhedens og dens medarbejdere godt.

Sekretær

De fleste sekretærer har en kontoruddannelse, og har før arbejdet med kontorarbejde. Der

findes flere forskellige typer af sekretærer og der kan være forskellige uddannelseskrav og krav

til erfaring, alt efter hvor man ønsker at arbejde som sekretær og hvilke opgaver man gerne vil

have. Der findes både sekretærer der har overblikket og arbejdsopgaver for en hel virksomhed,

mens der også findes personlige assistenter der hjælper en direktør, minister eller lignende med

at holde styr på aftaler og arbejdsopgaver.

 

Man kan have opgaver der omhandler bogholderi og kommunikation, mens man også kan

fungere som receptionist og sørge for at tage telefonen og tage imod kunder og besøgende.

Man har både opgaver internt og eksternt i virksomheden og arbejder både med skriftlig og

mundtlig kommunikation.

 

Derudover kan man både arbejde som lægesekretær, hvor man tager imod patienter, tager

telefonen og kan tage laboratorieprøver. Arbejder man som advokatsekretær er man med til at

se på kontrakter, skriver rapporter og andet. Man kan også arbejde som skolesekretær, hvor

man har tæt kommunikation med lærere, skolens ledelse og forældre. Kontorarbejdet er et

vigtig element i virksomhedens opbygning, og det gælder om at have en der har styr på de

forskellige administrative opgaver, samt have et godt overblik.

Personlig assistent

Personlige assistenter findes i både den private og offentlige sektor. En personlig assistent har

ofte overbliksopgaver for personer der har stort ansvar eller mange arbejdsopgaver der skal

løses hele tiden. En personlig assistent kan også være en handicaphjælper, der sørger for at

hjælpe et andet menneske med at komme gennem dagen.

 

Personlige assistenter i den offentlige sektor, kan for eksempel være for en borgmester, en

minister eller en anden politiker. Her sørger den personlige assistent for at holde styr på de møder og aftaler personen har og på hvilke tidspunkter. Den personlige assistent bidrager med

viden til hvad personen skal forberede sig på. Den personlige assistent kan også fungere som

bindeleddet mellem personen og borgerne. Det er for eksempel ofte gennem assistenten at pressen skal gå, for at få lov at få en kommentar eller lignende. Hvis man er personlig assistent i den private sektor, for eksempel for en direktør, kan man have de samme opgaver. Derudover kan man have forskellige administrative opgaver.

 

Se alle stillingsannoncer