processing...

Chefsekretær

Chefsekretær og kontorfunktionær

Jobbet som chefsekretær kendes ofte også som kontorfunktionær, og dækker over en

række forskellige specialiseringer inden for kontoradministrative stillinger. Man kan både arbejde i den offentlige sektor, men også i forskellige større virksomheder i den private sektor.

Hvad laver en chefsekretær? 

En kontorfunktionær laver administrativt arbejde og kommunikerer på tværs af stillinger, virksomheder og brancher. Derfor skal man både have gode sproglige og skriftlige kundskaber, mens man også arbejder en del med IT, gennem de forskellige administrationsprogrammer. Man skal være dygtig til at formidle stof, om det så er internt til virksomhedens medarbejdere, eller til eksterne formål som kampagner, breve og anden kommunikation.

 

Der er stor forskel på de forskellige opgaver man har som chefsekretær. Det varierer meget fra

hvilken type virksomhed man er ansat i, til hvilke specialiseringer man har i det område man

arbejder med, for eksempel inden for offentlig administration. Nogle sekretærer arbejder hovedsageligt med HR, Human Resource, hvor man arbejder med de ansatte i virksomheden, mens andre arbejder med at holde styr på de regnskaber og budgetter der er fremsat i virksomheden. Andre arbejder med at holde kommunikationen mellem forskellige afdelinger og folk i virksomheden. 

 

Kontorfunktionæren eller chefsekretæren er ofte også bindeleddet i kommunikationen mellem

ledelsen og resten af virksomheden, og det er derfor vigtigt at man er god til at fastholde gode

relationer i og udenfor virksomheden.

 

Nogle andre af de opgaver man kan have i stillingen er oprettelse og afsendelse af

mødeindkaldelser, at have kontakt til virksomheder i udlandet, og derfor kunne kommunikere på

flere sprog, brevopstilling, formulering og retskrivning, samt at kunne formulere forskellige

former for skriftlig kommunikation, heriblandt regninger, fakturaer og meget andet. Er det en

mindre virksomhed laver man også andre opgaver, som ellers kan tilhøre receptionister eller

andre sekretærer. Dette kan blandt andet være bestilling af varer, telefonbetjening og klargøring

af materialer til møder, konferencer og lignende.

 

Når man arbejder med fakturaer, regning og generel administration på større plan, er det også

vigtigt at man som kontorfunktionær har viden omkring de regler og procedurer der er

nødvendige at følge for at kunne udføre arbejdet korrekt. Dette gælder også når man arbejder

med lager- og lønningsregnskaber samt bogføring af virksomhedens eller organisationens

forskellige indtægter og udgifter. Til nogle af opgaverne arbejder man sammen med andre, for

eksempel sekretærer, bogholderi- og regnskabsassistenter samt receptionister og andre

kontorfolk. Man kan også arbejde sammen med ledelsen eller HR-afdelingen. Derudover kan man også arbejde sammen med en IT-afdeling når det gælder de forskellige systemer og programmer der bliver benyttet i virksomhedens daglige drift.

Hvor arbejder chefsekretæren?

Chefsekretæren, eller kontorfunktionæren, arbejder både i den offentlige og private sektor. Dette kan blandt andet være i kommunerne, på rådhuset, sygehuse eller meget andet. I den private sektor kan det være forskellige virksomheder. I en stor entreprenørvirksomhed kan man have en chefsekretær der holder styr på virksomhedens kontrakter eller i et advokatfirma, hvor man har et overblik over de forskellige sager.

Kontoradministrative stillinger

Der findes flere forskellige typer af chefsekretærer og kontorfunktionærer. Nogle af dem arbejder i den offentlige sektor, mens andre arbejder med private virksomheder.

Tasteoperatør

En tasteoperatør er en gren af chefsekretærens opgaver. En tasteoperatør tager alle de

skriftlige opgaver som referater, mødeindkaldelser og breve og mails, samt indtastning af data i de systemer der bruges af virksomheden. Tasteoperatøren laver også korrekturæsninger for

andre i virksomheden, og har derfor flere vigtige formidlingsopgaver. Jobbet som tasteoperatør,

kontorfunktionær og chefsekretær overlapper ofte hinanden, og derfor kan det godt være den

samme stillinger, blot med forskellige stillingsbetegnelser. Derudover er det sjældent at man vil finde en stilling med præcis det navn, og det vil ofte hedde tekstforfatter, sekretær eller lignende i stedet. 

Chefsekretær

En chefsekretær, ofte også kaldet sekretær eller kontorassistent, varetager de administrative

opgaver på en kontor i en virksomhed i den private sektor. Man har ofte en bred vifte af daglige

opgaver der skal løses for at lette den daglige drift. Man samarbejder med de andre på det

kontor man sidder på, og har ofte til opgave at holde styr på opgaver for andre dele af kontoret

samt varetage kommunikationen til omverdenen og til den øvrige del af virksomheden fra

ledelsens side.

Marketingsekretærer

Marketingsekretærer har en del af de samme opgaver som chefsekretæren, men arbejder

hovedsageligt i marketingafdelingen. Her har man også formidlingsopgaver, mens man også

laver opgaver der indebærer salg og markedsføring. Man har både sine egne opgaver, men kan

være tilknyttet en større opgave eller et projekt med andre i virksomheden.

Skolesekretær

En skolesekretær varetager forskellige administrative opgaver for både private- og kommunale skoler, samt flere forskellige andre uddannelsesinstitutioner. Det er et job der både indeholder indtastningsopgaver samt kommunikation mellem ledelse, lærere og forældre, mens man ofte også har kontakt til børnene og de unge mennesker på institutionen. Man skal derfor være udadvendt og have godt humør, mens man skal have et stort overblik for at holde styr på de mange forskellige opgaver der skal varetages. Der er både mange rutineopgaver der går igen hver måned og hvert år, men der er også opgaver som bestilling af materialer, og kommunikation med børnene.

Kursuskoordinator

En kursuskoordinator er også en gren af kontorfunktionæren, der kan arbejde forskellige steder.

Stillingen findes både i det offentlige samt i den private sektor og især på forskellige uddannelsesinstitutioner samt i store virksomheder, hvor personale ofte skal have kurser og

efteruddannelser. Det er kursuskoordinatoren der sørger for de forskellige arrangementer som

forelæsninger, kurser, foredrag og meget andet, hvor enten elever, studerende eller medarbejdere skal deltage. Det kan også indebære decideret planlægning og skemalægning af

de forskellige kurser på et organisatorisk plan, samt alt det praktiske for alle de deltagende parter på kurset.

Regnskabsmedarbejder

Arbejder man som regnskabsmedarbejder, er man som regel placeret i en regnskabs- eller

økonomiafdeling i en virksomhed. Her får man forskellige opgaver det omhandler virksomhedens, institutionens eller sektorens daglige, månedlige og årlige økonomi, hvor der

både skal budgetteres, laves beregninger, analyseres og meget mere. Arbejder man som chefsekretær kan man godt have nogle af regnskabsmedarbejderens opgaver, men ofte kræver

det at man har uddannelse eller erfaring med regnskab og økonomi. Regnskabsmedarbejderen

kan både arbejde i en større virksomhed, hvor man er flere til at følge virksomhedens

regnskaber samt lave bogføring, mens man også kan arbejde i grupper hvis man arbejder i den

offentlige sektor.



Se alle stillingsannoncer