processing...

Kontorassistent

Kan du have et godt overblik mens du arbejder med mange forskellige opgaver, og holder du af kontormiljøet, så er jobbet som kontorassistent måske lige noget for dig. 

Hvad laver en kontorassistent?

En kontorassistent er et andet navn for en kontorfunktionær. Man laver en del af de samme

opgaver, der dog kan variere fra virksomhed til virksomhed og mellem brancherne. Jobbet

kræver ofte en kontoruddannelse. Man kan både arbejde i den offentlige sektor, men også i

forskellige større virksomheder i den private sektor og man kan sagtens have specialiseringer

inden for det område man arbejder i. For eksempel som kontorassistent i et advokatfirma eller

hvis man arbejder som regnskabsmedarbejder.

 

Som kontorassistent laver man forskelligt administrativt arbejde, og man har ofte kundekontakt,

mens kan også kan arbejde med IT. Kontorassistenten laver for eksempel forskelligt skriftligt

arbejde, der blandt andet kan være kontrakter, breve til kunder og samarbejdspartnere,

bogholderi og lignende. Man laver også mundtlig kommunikation, for eksempel ved at tale med

kunder i telefonen, lave receptionistarbejde i større virksomheder eller deltage i møder hvor

man også kan lave referater og lignende. Man skal altså både være god til at formidle

information på skrift og ansigt-til-ansigt, og kontorassistenten kan også være den første der

møder kunder eller samarbejdspartnere når de kommer ind i virksomheden, og skal derfor være

venlig og imødekommende. Derudover kan man lave retskrivningsopgaver for øvrige

medarbejdere, og det er derfor vigtigt at man er dygtig til at skrive og formulere sig. I nogle

virksomheder kan det være en fordel at kende flere sprog.

Arbejdsopgaver

Der findes mange forskellige arbejdsopgaver for kontorassistenten. Det afhænger som regel af

hvilken type virksomhed man er ansat i, og hvilket øvrigt administrations- og kontorpersonale

der er ansat. Er der mange forskellige ansatte, kan de have forskellige administrative

fokusområder, som for eksempel i en kommune eller på et rådhus. Er der få kontoransatte, har

kontorassistenten flere forskellige opgaver. Man kan også have specialiseringer i sit område

eller være ansat i en bestemt afdeling, for eksempel HR, hvor man primært arbejder med

personalesager og personaleadministration. Andre kan arbejde med bogholderi og økonomi,

hvor de fokuserer på at hjælpe bogholderen med at holde styr på tal, papirer og kommunikation.

 

Som kontorassistent kan man arbejde sammen med andre kontorfunktionærer. Dette er for

eksempel sekretærer, kontorchefer, chefsekretærer og regnskabsmedarbejdere. Nogle gange

kan disse stillinger også være kombinerede, da man af stillingerne ligner hinanden med hensyn

til arbejdsopgaver og lignende. Man kan kom kontorassistent stå for den interne kommunikation,

og holde øje med hvornår øvrige ansatte skal på kurser, have efteruddannelse og skal til

messer og andre arrangementer. Det er en fordel hvis man er god til at have gode relationer på

arbejdspladsen, da det gør meget af kommunikations- og formidlingsarbejdet lettere at udføre.

Kontorassistentens arbejdsopgaver består også af at lave mødeindkaldelser, skrive regninger

og fakturaer, og kunne læse korrektur på både intern og ekstern kommunikation. Man kan også

stå for at skrive arbejdstider ind og lave lønsedler.

 

I mindre virksomheder er kontorassistentens opgaver også præget af sekretær- og

receptionistopgaver, hvilket blandt andet indebærer at holde styr på aftaler og møder for

Ledelsen, betjening, dække på og rydde af efter møder, samt andre opgaver der kan varierer mellem de forskellige virksomheder og brancher. Man kan også stå for at betjene telefonen og stille den videre, samt bestille varer og lignende.

 

Derudover er det ofte en fordel hvis man kender til IT og IT-systemer, fordi administrativt arbejde

ofte udføres på computeren og igennem forskellige programmer og databaser. Hvis man er en

kontorassistent der fungerer som “blæksprutte”, altså har mange forskellige funktioner og arbejdsopgaver, er det også vigtigt at man har viden om de regler der findes på området. Dette

er for eksempel relevant hvis man arbejder med regnskaber og rekruttering.

Hvor arbejder kontorassistenten?

En kontorassistent kan arbejde i både den private sektor samt den offentlige sektor. Dette er

for eksempel steder som sygehuse og andre offentlige institutioner, hvor der er brug for en til at

tage sig af telefonen, samt lave forskelligt administrativt arbejde. Det kan også være i

kommunen, hvor der er mange rutineopgaver i administrationen. I den private sektor findes der

også mange former for kontorassistenter. Nogle tager sig udelukkende af administration, mens

andre kan tage sig af arbejdsopgaver i forskellige afdelinger. Man kan også fungere som

kontorassistent i en entreprenørvirksomhed, hvor man sørger for at holde øje med kontrakter og

står for kundekontakten. Derudover kan man lave praktiske opgaver som indkøb og klargøring til møder.

Lignende stillinger

Der findes flere forskellige stillinger der minder om kontorassistenten. Disse har nogle af de

samme arbejdsopgaver, men har et andet arbejdsområde og dermed også andre specialiseringer eller kompetencer.

Tasteoperatør

En tasteoperatør er også en type kontorassistent eller sekretær, men man har fokus på at lave

skriftlige opgaver. Tasteoperatørens hovedopgaver er for eksempel at lave og udsende

mødeindkaldelser, samt at lave skriftlig kommunikation per brev eller mail. Man kan også

deltage i møder, både interne og eksterne for at lave referater. Derudover laver man også

indtastninger i de forskellige programmer der benyttes i organisationen eller virksomheden.

Derudover er det en vigtig kompetence at man er god til at læse korrektur på tekster der skal

“ud af huset”. Stillingen kan også kaldes for tekstforfatter

Marketingsekretærer

En marketingsekretær er en stilling lignende kontorassistenten, men man kan dog have en

baggrund i markedsføring eller salg, der gør at man kan være ansat i en markedsførings- eller

PR-afdeling eller virksomhed. Her har man opgaver der omhandler markedsføring og salg, og derfor ofte også ekstern kommunikation. Man laver stadig administrative opgaver, men kan også være tilknyttet met markedsføringsprojekt sammen med andre ansatte i virksomheden. Marketingsekretæren kan også have mindre, selvstændige tekstopgaver.

Regnskabsmedarbejder

En regnskabsmedarbejder arbejder i en regnskabs- eller økonomiafdeling, som regel i en privat

virksomhed, men man kan også være ansat i det offentlige, for eksempel i et ministerium. Her

laver man forskellige regnskabs- og økonomiopgaver, ofte i samarbejde med en række andre

medarbejdere som bogholdere eller revisorer. Her arbejder man med de daglige, månedlige og

årlige regnskaber, og sørger for at alt ser sundt ud i regnskaberne. Man kan også være med til

at lægge budgetter, samt stå for indkøb og bogholderi. Hvis man ønsker en stilling som

regnskabsmedarbejder, kræves det ofte at man har uddannelse eller erfaring der omhandler

både kontor og regnskab.

 

Se alle stillingsannoncer